外国出張旅費が支給されるまでの手続きについて

1 旅費の概要
国立天文台から支給される旅費は、所属機関最寄り駅を発着地とする交通費及び滞在費(日当・宿泊費)です。滞在費は身分(俸給の等級・号)によって額が決められています。 国際航空運賃は実費が支給されますが、国内交通費は天文台が妥当と思われる順路で計算します。
ハレポハク(中間宿泊施設)の利用料金はハワイ観測所が負担するため、ハレポハク滞在中の日当・宿泊費は、旅費としては支給されません。
旅費は通常、出張終了後に必要書類を全て提出してから2.3週間ほどで、口座振込で支給されます。
*ヒロで宿泊されるホテルによっては宿泊料が支給される宿泊費を超過してしまう事がある為、来訪希望申請書でホテルを選ぶ際にはご注意下さい。
2 国立天文台への口座登録
出張手続きを開始するために、まず「振込依頼書」を提出し、振込口座(ゆうちょ銀行も可)を登録してください。 出張期間中の海外旅行保険は、国立天文台負担の団体加入保険が適用されます。そのため振込依頼書に生年月日を記載していただく必要がありますのでご了承ください。         

振込依頼書をダウンロード Microsoft Word    Adobe PDF
        提出先:三鷹すばる室 高本正美
(押印は不要ですので、添付ファイルでお送りください。)

3 航空券の手配
渡航日程の組み方は、観測前ハレポハク1泊、観測終了後ホテル1泊を標準とします(ご自身の財源で滞在を延長される場合はこの限りではありません)。
航空券はご自身で予約、支払いを済ませてください(立替払いをお願い します)。 webで購入されても、任意の旅行会社から購入されてもかまいません。ウェブで購入された場合はe-ticketを提出してください(Expediaで予約された場合は領収書の発行を依頼してください)。旅行会社で購入された場合は、見積書・日程表・領収書を発行してもらい、提出してください。
航空券は、何回も変更可能なものは高価になりますので、便の変更が不可であるか、復路便に限り1回だけ変更可能(変更手数料はかかってもよい)というチケットをご利用ください。
領収書の宛名は「国立天文台」ではなく、ご自身のお名前です。
万一やむをえない事情で日程を変更された場合には、別途手続きが必要になります。
4 来訪申請書の提出
ハワイ観測所来訪申請書は日程が確定し次第速やかに、遅くとも観測日の3週間前までに提出してください。

 ヒロでの宿泊、ヒロでのレンタカー利用、すばる望遠鏡の観測者のハレポハク宿泊は、来訪申請書 の内容に基づき、ハワイ観測所で予約をおこないます。 Keck, Gemini など、すばる望遠鏡以外の観測の方のハレポハク宿泊予約はご自身でそれぞれの機関を通じて行ってください。
航空券関係の書類と来訪申請書が提出された時点で、旅費申請を行います。所属機関宛の出張依頼が必要な方は旅費担当者にお申し出ください。

5 出張後の提出物
出張から戻られましたら、下記の4点のオリジナル書類を旅費担当者宛にお送りください。
  1. 「出張完了届」 (添付ファイルで送付可)
  2. 全搭乗券の半券オリジナル(揃わない場合はパスポートの出入国日付のあるページと氏名・写真記載ページのコピーでも可)
  3. ホテルの領収書(提出されないと、宿泊費が食事代相当に減額されます)
  4. 出張者の自筆による署名のある出張報告書(注)

送り先:〒181-8588 三鷹市大沢2-21-1 国立天文台すばる室 高本正美

(注)出張報告書は、担当者が準備した書式を出張終了後にメールに添付してお送りします。記載内容に誤りがないか確認し、署名の上郵送してください。 国立天文台職員が出張した場合には、直接担当者が署名を依頼いたします。

会計上の処理は出張後に(ESTA, VISA経費の請求がある場合、それも含め)全ての書類が揃ってから始まります。書類提出後約2〜3週間で、指定した口座に旅費が振り込まれます。 支払い後の追給は受け付けませんので、ご注意ください。

6 旅費の概算払い(前払い)
特にご希望がある場合、旅費の前払いが可能です。旅費担当者にお申し出ください。但し、出発前1ヶ月の時点で、旅行日程が確定している必要があります。日程の変更、それに伴う帰国後の精算は、全体の効率に支障をきたしますので、極力避けてください(実質的にはできないと考えてください)。

旅費手続きに関する問い合わせ先:

  • 担当者名: 高本正美
  • 電子メール:
  • 電話: 0422-34-3516


免責事項 など

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updated on June 6, 2017