観測のために来訪される方へ

このページでは、皆さんの観測スケジュールにあわせて、来訪・観測のための準備がどのように 進んでいき、どのような手続きが必要になるかについて説明しています。 時々このページをチェックされ、準備を進めていただくようお願いいたします。

■お問い合わせ先

  • 日本国内機関からの来訪申請・来訪申請の変更・旅費手続き
    三鷹すばる室共同利用担当: observers-infodesk_at_naoj.org

  • 日本国外機関からの来訪申請・来訪申請の変更
    ハワイ観測所オペレーションセンター : openuse_at_naoj.org

■プロポーザルの採択通知を受け取られたら...     

  • 採択通知・スケジュール通知のメールをよくお読みください。
  • 共同利用実施方針をお読みください。
  • 旅費補助の対象は原則として日本国内研究機関所属の研究者です。

■観測の6週間前までに...

  • PIの方は、観測者を決め、観測者連絡の書式を使用して三鷹共同利用係にお知らせください。
  • 原則としてプロポーザルのPIは観測に参加して指揮を執る義務があります。事情があって参加できない場合は、PI代行者をCoIの中から指名してください。
  • 観測者はプロポーザル記載のPI/CoIに限ります。プロポーザルに記載されていない人を新たにCoIに加えて   観測に参加させたい場合は、「観測者追加申請書」を提出し、承認を得ることが必要です。
  • 観測は当面三鷹リモートまたはヒロリモートで行われます。三鷹リモート観測の詳細は三鷹リモート観測のページをご覧ください。 日本時間夜間および土日祝日の三鷹リモート観測では、三鷹側のサポートはつきません。この場合、事前にサポートスタッフより観測室利用方法についての連絡があります。
  • 三鷹リモート観測の人数制限はありませんが、旅費補助は最大3名までです。
  • ヒロリモート観測の詳細はヒロリモート観測のページをご覧ください。
  • 観測チームが大学院生だけ(たとえ学生がPIの観測課題であっても)になるのは好ましくないので、 責任のとれる指導教官あるいは共同研究者が同行するようにしてください。 やむを得ず院生のみの観測になる場合は、院生のみで支障なく観測が遂行できることを保証する意見書(自由書式)を指導教官から提出していただきます。
  • 観測者の方にもこのページを読んでもらってください。
  • 三鷹リモート観測の旅程について
    三鷹リモート観測について、観測当夜の宿泊費と国内交通費をサポートします (ただし、前半夜のみの観測で公共交通機関で帰宅可能な場合は、宿泊なしでお願いします)。 宿泊は三鷹キャンパス内のコスモス会館利用が原則です。 遠方の観測者で前泊が必要になる場合は事前にご相談ください。

観測の一ヶ月前までに...

観測者があらかじめサポート・アストロノマー (SA) に連絡をとり、観測手順書を余裕を持ったスケジュールで正確に作成する必要があります。観測の1ヶ月前までに担当サポート・アストロノマーと連絡をとり、観測の詳細について打ち合わせてくださるよう、お願いいたします。

観測の3週間前前までに...

  • 三鷹リモート来訪申請書を提出してください。
  • 共同利用観測は三鷹リモート観測を基本としますが、例外的な場合、および別用務で ハワイ観測所を訪問される方などの参考のために、以下に、これまでの記述を削除せずに残してあります。

    • ハワイ観測所来訪希望申請書を提出してください。
    • 来訪希望申請書は、ハワイでの宿泊やレンタカーの手配など、各種手配のために必須のものです。提出が遅くなりますと希望通りの手配ができないなど、不都合を来します。
      提出は以下のウェブサイトから行って下さい。

      来訪希望申請書 (日本語) (英語)

    • ハワイ観測所閉所日の到着について
      ハワイ観測所業務時間は月曜日から金曜日まで朝8時から正午、午後1時から夕方4時半となっており、土日やハワイ観測所で規定する休日は閉所しております。閉所時に起こったタクシー、シャトル、宿泊などに関するトラブルや航空機の遅れなどに対して、即時にサポートが出来ない場合がございますので、ご了承下さい。なお休日もシャトルは運行しています。

    その他の旅行準備について

    • 米国政府(関税・国境警備局)による入国管理強化のために、ビザなしで米国に入国される方は前もって電子渡航認証システムESTA(Electronic System for Travel Authorization)で認証を受けることが義務付けられています。 内容としては、I-94に相当するもので、2年毎(もしくはパスポートの有効期限内)の登録が必要です。 下記のサイトで登録をしてください。 出張のために申請する場合は$14のESTA料金を支給することができます。 受領書とカード引き落とし明細のその部分のコピーをすばる室旅費担当にへ提出してください。

    電子渡航認証システムESTA    米国大使館ESTA申請公式ウェブサイト

    • ホテルを利用される方は、宿泊費はご自身でお支払いください。米国で有効なクレジットカードを用意されることをおすすめいたします。クレジットカードを持っていない場合、高額の預かり金を請求されることがあります。
    • 国立天文台が支給するすばる共同利用観測旅費以外の財源で来られる方に対しては、ハワイ観測所でハレポハクの宿泊料をお支払いいただきます。クレジットカードはVisa, Master, JCB, Diners Clubの各カードがご利用になれます。クレジットカ−ドでのお支払いをお勧めしておりますが、クレジットカードをお持ちでない方は現金でも受け付けております。
    • お持ちのクレジットカードが米国で使用可能かどうかについては、カード会社にお問い合わせください。
    • 米国では医療費が大変高く、旅行中の怪我や病気に際して治療を受けた場合、高額の治療費を請求されることがあります。旅行前に旅行保険に加入されるか、旅行保険のついたクレジットカードなどを持参されることをおすすめいたします。 また、現地で治療を受けた場合、払い戻しのために必要な手続きや連絡先などについての情報を収集しておくことを おすすめいたします。 国立天文台から旅費補助を受けて出張される方には、団体加入の海外旅行保険が適用されますので、ご自身で加入する必要はありません。
    • 留学生の方でハワイ渡航のために米国査証(VISA)の取得が必要になる場合、費用のサポートが可能です。旅費担当者にご相談ください。またVIAS取得のために所長名のinvitation letterを   発行しますので、早めに共同利用担当にお知らせください。

    ■出発までに...

    • 来訪希望申請書に予約番号などが記入され返信されます。内容を再度確認し、旅行日程は正しいかどうか、宿泊などの予約に矛盾がないかなどをご確認ください。日程の変更や予約に誤りがある場合には速やかにvisitorform_at_naoj.orgにご連絡ください。
    • 国立天文台から旅費支給を受ける方には、団体加入の旅行保険の保険証が出発前にメールで送付されますので、ご確認ください。
    • ハワイ観測所諸施設での計算機の利用について
    • ご自身のコンピュータを持ち込んで、観測所施設でLANに接続することを予定されている方は、 事前にコンピュータがウイルスなどに感染していないことをご確認ください。 また、ウイルス検知・除去ソフトをインストールし、ウイルスなどへの対策を講じることを 強くおすすめいたします。 山頂では有線LANのみ使用可能で、無線LANは使用できません。

    ■ハワイ観測所到着後の手続き

    • ハワイ観測所山麓施設の業務時間は月曜日から金曜日まで朝8時から正午、午後1時から夕方4時半となっています。 観測所は24時間施錠されています。業務時間に観測所内に入るには、 入り口にあるインターホンをご利用ください。
    • ロビーの受付で共同利用観測者であることをお知らせください。1階のオペレーションセンター(101号室)へご案内いたします。
    • オペレーションセンターにて施設利用オリエンテーションを行い、観測者用キット一式をお渡しいたします。キットの中の、 共同利用に関する規定の承諾、及び損害賠償放棄の誓約に署名をして、オペレーションセンターに提出してください。
    • ハレポハク宿泊料を払う必要のある方は、ここで支払っていただきます。
    • ハワイ観測所にしばらく滞在される場合には、ビジター用のオフィスへご案内いたします。
    • ハワイ観測所からハレポハク中間宿泊施設までは、専用のシャトル便をご利用ください。毎日午後1時30分にハワイ観測所発です。

    注意:ハワイ観測所の休日や時間外に到着される場合、観測所は厳重に施錠されているため中に入るためには特別のアレンジが必要です。あらかじめアレンジされた方法や時間を必ず守ってください。

    ■山麓施設について

    • 山麓施設にはビジター室があります。 2階の204号室です。部屋のそれぞれの机には電源コンセントと LANケーブルが用意され、さらにLinuxの入ったPCが2台、そしてプリンタと電話があります。 利用ご希望の方は山麓施設に到着した際にオペレーションセンターにその旨お伝えください。
    • 山麓施設にはこのほかに図書室、会議室、スタッフラウンジなどがあります。スタッフラウンジには冷蔵庫、電子レンジ、オーブントースター、お湯などが用意されています。
    • 山麓施設には食事の用意はありません。食事のできるところは、徒歩で5分から10分のところにイミロア・天文学センターのカフェテリアとハワイ大学ヒロ校のカフェテリアがあります。食料品店は徒歩圏内にはありません。空港から山麓施設の間にコンビニエンスストアがあります。店の名前はセブンイレブンです。
    • 山麓施設は指定喫煙場所を除き禁煙です。ハレポハク、山頂施設も建物の中は禁煙です。詳しくはビジター室の中のポスターをご覧ください。

    ■ヒロからのリモート観測を行われる方へ

    • リモート観測室は、ハワイ観測所(山麓施設)2階の208号室です。
    • 観測開始時刻に余裕を持って準備などを行ってください。
    • 宿舎(ホテル)〜観測所間の移動は、各自レンタカーまたはタクシーをご利用ください。
    • ハワイ観測所では食事の用意はしていません。冷蔵庫、電子レンジ、オーブントースター、お湯の用意はあります。

    ■ハワイ観測所諸施設での計算機の利用について

    ハワイ観測所及びハワイ大学IfAのネットワークを使って著作権物を許可なくダウンロードしないようお願いします。ハワイ観測所及びハワイ大学IfAのネットワークとは、ハワイ観測所ヒロ、ハワイ観測所山頂、ハレポハク施設、ハレポハクのすばるオフィスなどを含みます。著作権物を著作権者の許可なくダウンロードすることは一般的に非合法であり、重大な罰金、刑事あるいは民事訴訟の対象となるだけでなく、ネットワークを運営している組織の信用を失墜させる行為です。

    ■安全で健康な観測のために

    ハワイ観測所では、日米両国の安全に関する規制に準拠し、安全な職場環境を目指しています。このため安全管理マニュアルを作成し、これに基づいた安全プログラムを実行しています。

    特に山頂での観測の場合、標高4200mという高地にあるため、いわゆる高山病と呼ばれる病気にかかる危険性があります。マウナケア山頂すばる望遠鏡訪問者安全心得

    を事前にお読みください。

    山頂へ上がられる来訪者の方へは、安全に関する注意を観測者用キットの中に入れてお渡しいたします。山へ上がられる最初の日の夕方にハレポハクにてオペレータより、安全に関するオリエンテーションがあります。これを必ず受けてください。

    また、人の安全・健康とともに、望遠鏡などの機器の安全や健康は観測のために必須のものです。機器を守るために、強風や高湿など悪天候時などには望遠鏡の指向角度の変更やドームシャッタを閉めるなどの処置が取られます。この決定は当直のオペレータの判断にておこなわれますのでご了承ください。

    ■ハレポハク(中間宿泊施設)に到着したら

    ハレポハクのドアはすべてコンビネーションナンバーで施錠してあります。このナンバーは来訪時のオリエンテーションでお知らせします。 正面玄関を入りますと、左側にフロントデスクがありますので、その上においてあるチェックインシートと鍵をご確認ください。 チェックインシートに必要事項を記入して、フロントデスクにありますKey ropに入れてください。

    ハレポハク内のすばるオフィスはフロントデスク右側の廊下を入り右側1番目のドアです。この入り口ドアもコンビネーションナンバーで開けることになりますので、 オリエンテーションの際にお知らせします。すばるオフィスの中のホワイトボードに氏名と部屋番号を書いておいてください。 ハレポハクのすばるオフィスは観測者と観測所スタッフの共用施設です。混雑することもありますがご了承ください。 備え付けの机や計算機などは使用しない時にはほかの人が使えるよう、整頓にご協力ください。

    宿泊棟はB, C, Dがあります。ハレポハクの案内図はフロントデスク横にありますので、ご覧ください。

    ハレポハク宿泊代には3食の食事と夜食が含まれます。チェックイン後の最初の食事はディナーで、チェックアウト直前のランチまでです。 食事をとる際はカフェテリアにありますサインシートに氏名を記入し、”RESIDENT”欄にチェックを入れてください。夜食を希望する際はカフェテリアにありますリクエストシートに記入し、 午後3時までに箱に入れてください。 夜食は夕食時までに下膳口付近の冷蔵庫の中に用意されます。

    ハレポハク食事時間

    朝食 午前6時 から 午前8時30分まで
    昼食 正午   から 午後1時まで
    夕食 午後4時 から 午後6時まで

    *なお、ハレポハクには図書室、テレビルーム、ビリヤード台、ランドリー等の設備があります。

    *下記の詳細に記載されておりますが、ハレポハクでジャケットを借りた場合は、個人払いで1着6ドルです。 借りた場合はお手数でもハワイ観測所オペレーションセンターに報告して、帰国前に観測所でクレジットカードでお支払いをお願いいたします。

    ハレポハクについての詳細はこちらをお読みださい。

    ■ハレポハク中間施設から山頂までの移動について

    ハレポハク中間施設から山頂までは、通常観測所の職員が運転する車で移動して頂きます。ご自身の運転するレンタカー等で山頂までの移動を計画している場合は、 事前のアレンジが必要になるのでハワイ観測所までお知らせ下さい。なお、道路状況などは こちらでご確認ください。

    ■山頂に到着したら

    安全に関する注意の中にあるように、山頂では観測所のシフトリーダの指示に従ってください。シフトリーダはオペレータの1名です。 誰がシフトリーダであるかは、オペレータにご確認ください。山頂では有線LANのみ使用可能で、無線LANは使用できません。

    ■観測条件に関するオンライン情報

    Mauna Kea Weather Center

    CFHT Weather

    Gemini Weather

    ■観測所を出発される前に

    ハレポハク宿泊施設のチェックアウト

    ハレポハクをご利用の方は、鍵をフロントのKey Dropに入れて返却してください。これで手続きは完了です。

    シャトルの利用について

    あらかじめ手配されている方は、シャトルでヒロの山麓施設に戻ることができます。ハレポハクの玄関を 午後2時30分に出発しますので、それまでにハレポハクのロビーにお越しください。

    返却その他

    観測所のカードキーを受け取られた方はオペレーションセンターに返却してください。 ハレポハクの宿泊代の支払いが必要な方で来所時に支払いができなかった方は、かならず オペレーションセンターで支払いを行ってください。ハワイ観測所以外の場所からの支払いは大変面倒です。

    共同利用報告書の提出のお願い

    すばる望遠鏡では観測者へのサポートの質を高め、科学的成果を最大限に引き出すために、共同利用観測PIの方を対象に共同利用報告書の作成をお願いしています。

    電子フォームはインターネット上にあり、どこからでもアクセス可能ですが、確実に提出していただく ため、ハワイ観測所を出発される前に記入をお願いいたします。

    観測データ・リクエスト・フォームの提出

    観測データ・リクエスト・フォームに必要な事項を記入してオペセンターに提出してください。山頂ですでにデータを受け取られた場合にもその旨をチェックして提出してください。 観測データのコピーはすばる望遠鏡データアーカイブシステム(STARS)から各自で取得してください。

    ■帰国後

    旅費の支給を受ける方は直ちに下記の必要書類を三鷹すばる室末広宛に提出してください。1,4は帰国日前後にこちらからメールに添付して書式をお送りします。

    1. 出張完了届

    2. 全搭乗券の半券のオリジナル (提出できない場合は、航空会社に搭乗証明書の発行を依頼してください)

    3. ホテルの領収書

    4. 出張者の自筆による署名のある出張報告書

    出張前に提出していただいた航空券の領収書、見積書、日程表に上記の4点を加えた計7点の書類が揃うことで、当初計画通り出張が完了したとみなして、 旅費支払い手続きに入ることになります。
    通常、2.3週間ほどで旅費が振り込まれる見込みです。 書類はハレポハクの宿泊日数を含め日付に間違いがないか、 当初の日程通りであるかなど、十分注意して作成してください。

    上記の詳細は外国出張旅費が支給されるまでの手続きについてをご覧ください。

    ■すばるセミナー

    ハワイ観測所では、皆さんの研究テーマを観測所のスタッフに紹介するため、 すばるセミナーを開催しています。皆さんの発表をお待ちしております。



    免責事項など

    このページおよびリンク先の内容は、すばる望遠鏡の観測者に最新の情報をお届けすることを目的としており、このページおよびリンク先の内容は予告なく変更されることがあります。常に最新の情報を確認していただくようお願いいたします。また、内容 には正確を期していますが、完全に正しいことを保証するものではありません。国立天文台およびハワイ観測所は本Webサイトの情報により利用者が被った損害に対して、責任を負うものではありません。本ページに関する質問などは三鷹共同利用担当 (observers-infodesk_at_naoj.org) またはハワイ観測所オペレーションセンター (openuse_at_naoj.org) までお願いします。

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    updated on December 5, 201